Pymes colombianas y el teletrabajo

Mucho se ha dicho del teletrabajo este año – o el trabajo a distancia a través de la Internet – y las iniciativas que el Gobierno colombiano ha implementado para incentivar esta práctica que no resulta extraña en las grandes urbes de países como Estados Unidos, Canadá, India, Corea del Sur, Suecia, Dinamarca, entre otros. Incluso, países latinoamericanos como México, Brasil y Argentina han demostrado cada vez más su apertura a esta nueva tendencia.

Al mencionar estos países, que de alguna manera han demostrado tener altos niveles de desarrollo económico, surge la pregunta: ¿Colombia está preparada para asumir este modelo de productividad?

La respuesta puede resultar motivante al saber que la cantidad de teletrabajadores en el país se ha incrementado en un 26 por ciento en dos años, pasando de 31.553 en 2012 a 39.767 en 2014, de acuerdo con un estudio realizado por el Centro Nacional de Consultoría. Sin embargo, se tiende a pensar que la realidad para las medianas y pequeñas empresas de Colombia es otra.

Actualmente hay más de 4 mil quinientas compañías, -el 73 por ciento de ellas son pequeñas empresas- y 39 mil personas vinculadas a este modelo de productividad en varios sectores: industrial, comercial, de servicios y de construcción.

Los principales beneficios percibidos por los empresarios que le han apostado al teletrabajo son: mayor productividad, ahorro en costos operativos y en tiempo de trabajo de los empleados y mejoramiento de la movilidad.

Un primer e importante paso para que una empresa tenga éxito en la implementación del teletrabajo es entender lo que la tecnología puede hacer por ella: “el incremento de la productividad y reducción de costos aumentan la satisfacción del cliente”, afirma Hernán Rincón, presidente de Microsoft Latinoamérica, quien añade que: “las empresas del futuro serán digitales para ser agiles, eficientes y productivas.

Industrias como el transporte, la banca y la comunicación han sido totalmente transformadas por la tecnología y nuevos factores. Muchas de estas empresas empezaron chicas,con la tecnología, se hicieron grandes”.

De cara al desarrollo de las pymes en Colombia, Microsoft sugiere tres motivos para implementar el teletrabajo como un modelo de productividad:

COLABORACIÓN

Es cierto que la colaboración resulta fundamental para el éxito de cualquier negocio, pero cuando ésta es facilitada por la tecnología de nube, es necesario tener en cuenta cuatro cosas:

* Asegurar que los documentos con los que necesitan trabajar pueden ser visualizados y modificados de manera sencilla por colegas y clientes.

* La colaboración sobre un documento puede ser sin necesidad de intercambiarlos vía e-mail.

* Establecer una localización central donde el equipo pueda tener acceso desde cualquier lugar.

* Entregar acceso a la fuerza de trabajo de la empresa para que se conecte mediante mensajería, voz y/o video en tiempo real.

Algunas de las plataformas de productividad, que permiten la movilidad a la vez, son Microsoft Office 365, SharePoint, Skype for Business y OneDrive for Business. Desde la Nube, éstas ayudan de una manera ordenada y eficiente a optimizar la colaboración entre trabajadores, sin importar el dispositivo que usen.

MOVILIDAD

Parte del concepto del teletrabajo es tener la posibilidad de trabajar desde cualquier lugar, lo cual es probablemente una de las caracterísiticas más atractivas de este modelo de productividad. Especialmente en ciudades como Bogotá, donde el desplazamiento de un sitio a otro en horas pico puede tomar varios minutos u horas, la movilidad puede resultar siendo sinónimo de eficiencia, mejor respusta y reacción y flexibilidad en el trabajo. Para implementar un buen sistema de teletrabajo, es importante que las empresas:

* Establezcan un nivel de adminsitración centralizado para todos los dispositivos.

* Posean un ambiente donde puedan coexisitir diferentes plataformas y formatos de dispositivos.

* Cuenten con una solución de acceso remoto seguro y confiable para acceder a documentos desde fuera de la oficina.

Para ello, existen en el mercado plataformas de Windows (para PC, teléfonos y tabletas) que permiten incrementar los niveles de productividad mediante Outlook, Office 365 y servicios como Skype y OneDrive for Business. A la vez, la administración mediante Windows Intune en la nube es sencilla vía protocolos seguros y sin importar si se trata Windows Phone, Android o iOS.

PRODUTIVIDAD

Una cosa lleva a la otra y el resultado es la productividad. Aún más para empreas pequeñas, hacer más con menos es uno de sus principales objetivos. Esto significa que para ser altamente productivos hay que fortalecer la eficiencia de los procesos internos y, de esta forma, proveer un mejor escenario para una relación con el cliente sostenible. En ese sentido, la tecnología es clave.

“Las pequeñas empresas sólo lo son con respecto al tamaño ya que su ingenio, talento y potencial para sus comunidades y mercados es enorme. La mejor manera para que los emprendimientos piensen sobre cómo la tecnología los debe impulsar es en el sentido en que lo hacen las grandes corporaciones: ‘¿Qué tecnología me ayuda a hacer mis procesos de negocios más eficientes y cómo puedo estar más cerca de mis clientes?’ Colaboración y movilidad, son dos piezas fundamentales para ello”, complementa Hernán Rincón.

CASOS EXITOSOS DE PYMES IMPLEMENTANDO EL TELETRABAJO

Al igual que Microsoft, varias empresas de todos los tamaños, le han apostado a la adopción del teletrabajo para potencializar sus negocios de diferentes maneras. Estos son algunos ejemplos exitosos:

Soluciones Inmediatas S.A., empresa colombiana dedicada a la selección y administración del talento humano de otras compañías, confió en la nube como servicio para almacenar su información de manera segura y administrarla desde cualquier lugar. Así lo confirma el coordinador de sistemas de Soluciones Inmediatas S.A., Edwin Cruz: “inicialmente usabamos aplicaciones de escritorio que resultaban siendo un poco obsoletas. Ahora, con Office 365, podemos hacer seguimiento de nuestra información y disponer ella desde cualquier lugar, así como crear grupos de trabajo, compartir archivos y crear carpetas colaborativas en la red”. Además de permitirles trabajar de manera remota a través de cualquier dispositivo, Edwin agrega que este modelo le ha garantizado a la empresa una mayor transparencia en la administración de la información ante los demás empleados.

Por su parte, Books & Books, una empresa caleña dedicada a la producción de contenidos educativos y comercialización de libros en línea, se comunica con sus clientes, proveedores y empleados a través de Lync: “esta solución de videoconferencia nos ha ayudado a ser más flexibles y productivos al momento de comunicarnos con nuestros proveedores y trabajadores, especialmente cuando realizamos capacitaciones con personal ubicado en ciudades diferentes”, afirma Myriam Fuentes, consultora de tecnología de Books & Books. Según Myriam, otra herramienta que han potencializado la productividad de la empresa ha sido Office 365: “El hecho de que nuestro grupo comercial pueda consultar información a través de un portal o correo electrónico, desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet, ha agilizado sus actividades diarias. Además, la seguridad que ofrece las soluciones en la nube de Microsoft nos da la garantía y tranquilidad de que toda la información va a estar perfectamente resguardada y segura”.

Con información de Agencias

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